Wie man schwierige Gespräche mit einem schwierigen Auftragnehmer führt – ohne die Beziehung zu ruinieren

Planen Sie ein Timeline-Meeting

Ein persönliches Gespräch über Verzögerungen oder Projektbedenken ist in der Regel am produktivsten. Planen Sie daher einen Zeitpunkt ein, um Ihren Auftragnehmer darauf aufmerksam zu machen. „In schriftlichen Gesprächen kann viel verloren gehen oder falsch interpretiert werden, wenn es um den Tonfall geht; es ist einfacher, ein höfliches Gespräch von Angesicht zu Angesicht zu führen“, sagt der in Kalifornien ansässige Innenarchitekt Anne Sage. Es hilft auch, ihnen die Agenda im Voraus mitzuteilen, damit sie wissen, was sie erwartet.

Durch eine offene Kommunikation und die Vereinbarung spezifischerer Zeitpläne und Meilensteine ​​können Hausbesitzer und Bauunternehmer wieder auf den gleichen Stand gebracht werden. „Verankern Sie die Diskussion in gemeinsamen Erwartungen und machbaren nächsten Schritten und vereinbaren Sie den Umfang, die Kosten und den Zeitplan für alle verbleibenden Arbeiten“, sagt Sinclair.

Sie empfiehlt, das Gespräch zu Beginn oder am Ende des Tages zu führen, wenn man auch etwas Privatsphäre haben kann. „Machen Sie niemals eine Beschwerde zur Sprache, während sie sich mitten in einer lauten, staubigen Aufgabe befinden“, warnt Sinclair.

Starten Sie einen Paper Trail

„Sobald Sie sich die nächsten Schritte noch einmal überlegt haben, senden Sie eine SMS oder E-Mail, um sicherzustellen, dass Sie beide auf dem gleichen Stand sind“, sagt Sinclair. Lizenzierter Generalunternehmer Jeri Goodkin-Dausey aus Florida SBC Expert Construction Services stimmt zu, dass Erwartungen dokumentiert und nicht angenommen werden sollten. „Wenn Probleme auftauchen, sprechen Sie sie frühzeitig und schriftlich an, damit sie nicht zu Frustration oder Misstrauen führen“, empfiehlt sie.

Dokumentierte Beweise helfen Ihnen auch später, wenn Sie rechtliche Schritte einleiten müssen, falls der Auftragnehmer nicht reagiert oder Ihren Vertrag nicht einhält.

Bleiben Sie bei den Fakten

Sage empfiehlt, persönliche Interpretationen beiseite zu lassen. Das Aufschreiben von Dingen ist hilfreich, um auf das Gesagte Bezug zu nehmen, anstatt sich auf die Erinnerung daran zu verlassen. Es ist verlockend, Dinge zu sagen wie „Ich bin frustriert, dass …“ oder „Ich schätze das nicht …“, aber es wird nur das Wasser trüben und es schwieriger machen, das Problem und die Lösung zu identifizieren, erklärt Sage.

Goodkin-Dausey schlägt vor, nach einer Statusaktualisierung zu fragen, anstatt Vorwürfe zu machen, wenn Sie Bedenken haben. „Sätze wie: ‚Können Sie mir erklären, wo wir stehen und was das Timing beeinflusst?‘ Halten Sie das Gespräch produktiv und kollaborativ“, sagt sie.

Nehmen Sie Ihre Rolle in der Situation wahr

„Lassen Sie Ihr Ego beiseite und machen Sie es sich bequem, laut auszusprechen, wie Sie möglicherweise zu dem Problem beigetragen haben“, schlägt Sage vor. Dies kann dazu beitragen, ein angespanntes Gespräch zu entschärfen, den Auftragnehmer davon abzuhalten, zu denken, dass Sie ihm die ganze Schuld geben würden, und ihn davon abzuhalten, in die Defensive zu gehen, sodass Sie eine konstruktive Diskussion führen können.

Außerdem kann die Anerkennung, wenn die Dinge gut laufen, einen großen Beitrag zum Aufbau einer positiven beruflichen Beziehung leisten, insbesondere wenn Sie später ein Anliegen äußern müssen. Und denken Sie daran, Sie sind beide nur Menschen, die ihr Bestes geben.

Seien Sie verständnisvoll für Verzögerungen

Unvorhergesehene Umstände können sich auf den Zeitplan Ihres Projekts auswirken, es ist jedoch dennoch wichtig, dass Ihr Auftragnehmer mit Ihnen darüber kommuniziert. Hier sind einige häufige Gründe für eine Verzögerung:

• Schlechtes Wetter
• Rückstände zulassen
• Verzögerungen bei der Inspektion
• Bestellungen ändern
• Lieferketten- und Materialengpässe
• Verzögerungen bei Subunternehmern

„Dies sind Realitäten im Baugewerbe, insbesondere nach der Pandemie, und ein seriöser Auftragnehmer sollte darüber transparent sein, sobald sie auftreten“, sagt Goodkin-Dausey.

So verhindern Sie Verzögerungen beim Auftragnehmer von vornherein

Veterinär-Auftragnehmer im Voraus

Verbringen Sie Zeit damit, Online-Bewertungen auf Websites wie Consumer Affairs oder Google Reviews und in sozialen Medien durchzusehen. Sowohl verärgerte als auch zufriedene ehemalige Kunden dokumentieren häufig ihre Erfahrungen. Halten Sie also Ausschau nach beidem. Sage warnt jedoch davor, dass Online-Bewertungen von Freunden eines zwielichtigen Auftragnehmers zu positiv oder von jemandem mit unangemessenen Erwartungen zu negativ verzerrt werden können. Daher ist es am besten, wenn möglich an mehreren Stellen nach Kompetenznachweisen zu suchen.

Fragen Sie beispielsweise vertrauenswürdige Nachbarn, Freunde oder Familienmitglieder, ob sie Auftragnehmer empfehlen könnten. Wenn sie gute Erfahrungen mit einem Projekt mit ähnlichem Umfang wie Ihres gemacht haben, werden Sie das wahrscheinlich auch tun. Von dort aus empfiehlt Sage, einige ausgewählte Auftragnehmer zu befragen, um ihren Kommunikationsstil zu überprüfen.

„Die Auswahl eines Auftragnehmers mit guten Kommunikationsfähigkeiten ist der wichtigste Schritt zur Vermeidung ernsthafter Konflikte während des Bauprozesses“, sagt Sage. „Denn die Frage ist nicht, ob Sie schwierige Gespräche führen werden, sondern wann, wie viele und wie reibungslos werden sie gelöst?“

Wenn Ihr Auftragnehmer sich weigert, den Arbeitsumfang, die Kosten und den Zahlungsplan in einem Vertrag festzulegen, sollten Sie weitermachen, fügt Sinclair hinzu. Zu den weiteren Warnsignalen, auf die Sie achten sollten, gehört ein Auftragnehmer, der:

• Die Beantwortung einer Anfrage dauert Tage
• Weicht Fragen aus
• Redet über dich oder hört nicht zu
• Vermeidet Einzelheiten
• Empört sich über die Andeutung, dass etwas „schiefgehen“ könnte
• Es werden keine Vorher-Nachher-Fotos sowie abgeschlossene Arbeiten bereitgestellt
• Zögert, Zeitpläne schriftlich festzuhalten
• Bietet ein ungewöhnlich niedriges Gebot

Dies sind nicht die Art von Menschen, die später konstruktive, lösungsorientierte Gespräche führen würden, sagt Sage. Goodkin-Dausey stimmt zu und weist darauf hin, dass die Art und Weise, wie ein Auftragnehmer kommuniziert, bevor der Vertrag unterzeichnet wird, in der Regel auch die Art und Weise ist, wie er kommuniziert, wenn der Auftrag beginnt.

Holen Sie sich Zusagen schriftlich

Mündliche Vereinbarungen können zu Missverständnissen führen. Daher ist es wichtig, Erwartungen und Verpflichtungen von Anfang an schriftlich festzuhalten, einschließlich Richtlinien für den Zeitpunkt und die Art der Kommunikation. Sinclair empfiehlt wöchentliche Check-ins, sofortige SMS bei offenen Fragen und die Erwartung, dass Antworten innerhalb von 24 Stunden eingehen.

„Ich persönlich habe herausgefunden, dass meine größten Frustrationen auf die Angst zurückzuführen sind, für Arbeit zu viel zu bezahlen, ohne Fortschritte zu sehen. Eine Möglichkeit, dem zuvorzukommen, besteht darin, Zahlungen an erreichte Meilensteine ​​zu knüpfen“, sagt Sinclair.

Haben Sie keine Angst vor übermäßiger Kommunikation

„Ich bin ein großer Fan des Satzes: ‚Ich werde Ihnen wiederholen, was ich höre, um sicherzugehen, dass ich es verstehe‘“, sagt Sage. „Sobald der Auftragnehmer mit dem Reden fertig ist, wiederholen Sie noch einmal, ob Sie verstanden haben, was er gesagt hat, und lassen Sie ihn das Gesagte entweder bestätigen oder klarstellen. Manchmal können zwei Personen dieselben Worte hören, sie aber völlig unterschiedlich interpretieren, und dieser Spruch hilft sicherzustellen, dass Sie auf derselben Seite sind.“

Fügen Sie Spielraum hinzu

Wenn Sie eine Renovierung planen, stellen Sie sicher, dass Ihre Erwartungen realistisch sind, und planen Sie von Anfang an zusätzliche Pufferzeit für unvorhergesehene Rückschläge ein. Wie bei allem im Leben besteht immer die Möglichkeit, dass die Dinge nicht genau wie geplant verlaufen. Auf diese Weise machen Sie sich nicht auf eine Enttäuschung oder einen Notfall gefasst, wenn das Projekt nicht so schnell abgeschlossen wird, wie Sie gehofft haben. Es schafft auch die Voraussetzungen für eine friedlichere Beziehung zu Ihrem Auftragnehmer, wenn Sie nicht in Panik geraten, weil die Dinge schneller erledigt werden müssen.